Toertocht organisatie comité

De voorbereiding van toertochten vereist een compacte en slagvaardige organisatie. Met vrijwilligers die over een "hands on" mentaliteit beschikken. Toertochten kunnen immers niet ruim van te voren worden gepland. Wanneer de vorst invalt en betrouwbaar natuurijs binnen bereik komt, moet de organisatie van een toertocht binnen enkele dagen worden opgezet. Daarbij is een groot aantal vrijwilligers in touw. Dat is teamwerk.

Het organisatie comité van een toertochten hanteert een vaste verdeling van taken en verantwoordelijkheden, te weten:

Voorzitter.
Secretaris.
Penningmeester.

Aangevuld met een aantal commissies of werkgroepen:

Technische zaken: ijskeuringen door natuurijsmeesters, route uitzetten en sneeuw schuiven/vegen.
Toertocht: start- en stempelplaatsen, stempelkaarten en informeren van deelnemers.
Communicatie: website, media en voorlichting voor het publiek.
Verbindingen: communicatiemiddelen zoals portofoons, telefoonlijsten, noodprocedures en back-ups.
Verkeer: verkeersregelaars en parkeren.
Verzorging: koek-en-zopie tenten, toiletten en foerier voor vrijwilligers.
EHBO.

De voorzitter is het eerste aanspreekpunt bij de toertocht voor o.a. de burgemeester, gemeentelijke adviseur integrale veiligheid en de (wijk)agent. De secretaris is zijn/haar plaatsvervanger.

De organisatie draait op vrijwilligers van ijsclubs. Zij hebben ervaring met het organiseren van sportevenementen: toerschaatsen, wielrennen, atletiek of wandeltochten. Ook is een deel van onze vrijwilligers actief bij de vrijwillige brandweer en Sint Nicolaas intochten. IJsclubs beschikken over goede terreinkennis.

Attentiepunten:
-      Wie vervangt de voorzitter of secretaris bij ziekte of ongevallen?
-      Controleer dat sleutelposities tijdens topdagen bezet en telefonisch bereikbaar blijven.
-      Geen dubbelfuncties bij sleutelposities.