Werkboeken: kort en bondig

Het ijs moet dik zijn (> 12 cm), maar een werkboek of draaiboek kan beter dun zijn (< 12 blz). Toertochtorganisatie kunnen voor het opstellen van hun werkboek en/of veiligheidsplan gebruik maken van de tools die beschikbaar zijn vanuit de KNSB. Met deze tools kunnen de organisaties, niet verplicht, naar eigen inzicht, naar eigen situatie en per onderdeel apart te gebruiken. Het veiligheidsplan is afgestemd op alle relevante eisen van een (gemiddelde) gemeente en GHOR. Onder meer zijn beschikbaar:

Model werkboek, met de onderdelen:

– Organisatiemodel
– Checklist Algemeen
– Checklist Taakspecifiek
– Checklist Materiaal
– Checklist leeg
– Voorbeeldbegroting
– Model scenario’s
– Voorbeeldplanning
– Dagschema toertocht
– Checklist KNSB

Model Veiligheidsplan

Grote toertochten (meer dan 5.000 deelnemers) beschikken over een uitgebreide verkeerscirculatieplan met aandacht voor parkeren en zo nodig verkeer regulerende maatregelen te nemen in overleg met het bevoegd gezag. Bij o.a. de Eilandspoldertocht is eenrichtingsverkeer ingevoerd en ijsclubs hebben afspraken met agrariërs gemaakt om extra parkeerterreinen op weilanden bij dorpen in te richten. Gemeente Wijdemeren heeft in samenwerking met de politie een verkeerscirculatieplan opgesteld om het verkeer naar o.a. de Ankeveense en Kortenhoefse plassentochten in goede banen te leiden. Als vuistregel voor de parkeerbehoefte circa 500 auto's per 1.000 deelnemers (niet gelijktijdig aanwezig). Ervaring leert dat met name het toertocht publiek gezamenlijk reis dit met het oog op de gouden veiligheidsregel: ga minimaal met z’n tweeën schaatsen en het liefst met een klein groepje.

Bij zeer grote toertochten (soms > 10.000 deelnemers) moet aan hogere eisen worden voldaan, daarbij zijn de KNSB voorwaarden onverkort van kracht.

Tijdens de toertochten in februari 2012 hebben de werkboeken (destijds draaiboeken) zich in de praktijk bewezen. Vervolgens zijn de draaiboeken op basis van evaluaties omgezet in werkboeken.

IJsclubs maken jaarlijks een update van het werkboek en leggen dit als onderdeel van de vergunningsaanvraag of verplichting voor aan de gemeente. Geadviseerd wordt met een lijst van namen en telefoonnummers te werken, ook als er geen toertocht is gehouden is het verstandig deze jaarlijks te controleren waarbij ook nagegaan wordt hoe de bereikbaarheid van overheidsinstanties, hulpverlening en politie 24/7 geborgd is. Toertocht organisaties hebben er baad bij een daadwerkelijke periode van uitschrijven toertochten snel een instantie te kunnen bereiken. Toertochtorganisaties voeren dan ook veelal werkzaamheden uit buiten de reguliere kantoortijden, niets is vervelender op dat moment dan de mededeling onze bereikbaarheid is van … tot… uur op werkdagen.