Toertocht op natuurijs organiseren

Toertocht organisatie comité

De voorbereiding van toertochten vereist een compacte en slagvaardige organisatie. Met vrijwilligers die over een "hands on" mentaliteit beschikken. Toertochten kunnen immers niet ruim van te voren worden gepland. Wanneer de vorst invalt en betrouwbaar natuurijs binnen bereik komt, moet de organisatie van een toertocht binnen enkele dagen worden opgezet. Daarbij is een groot aantal vrijwilligers in touw. Dat is teamwerk.

Het organisatie comité van een toertochten hanteert een vaste verdeling van taken en verantwoordelijkheden, te weten:

Voorzitter.
Secretaris.
Penningmeester.

Aangevuld met een aantal commissies of werkgroepen:

Technische zaken: ijskeuringen door natuurijsmeesters, route uitzetten en sneeuw schuiven/vegen.
Toertocht: start- en stempelplaatsen, stempelkaarten en informeren van deelnemers.
Communicatie: website, media en voorlichting voor het publiek.
Verbindingen: communicatiemiddelen zoals portofoons, telefoonlijsten, noodprocedures en back-ups.
Verkeer: verkeersregelaars en parkeren.
Verzorging: koek-en-zopie tenten, toiletten en foerier voor vrijwilligers.
EHBO.

De voorzitter is het eerste aanspreekpunt bij de toertocht voor o.a. de burgemeester, gemeentelijke adviseur integrale veiligheid en de (wijk)agent. De secretaris is zijn/haar plaatsvervanger.

De organisatie draait op vrijwilligers van ijsclubs. Zij hebben ervaring met het organiseren van sportevenementen: toerschaatsen, wielrennen, atletiek of wandeltochten. Ook is een deel van onze vrijwilligers actief bij de vrijwillige brandweer en Sint Nicolaas intochten. IJsclubs beschikken over goede terreinkennis.

Attentiepunten:

Wie vervangt de voorzitter of secretaris bij ziekte of ongevallen?
Controleer dat sleutelposities tijdens topdagen bezet en telefonisch bereikbaar blijven.
Geen dubbelfuncties bij sleutelposities.

Werkboeken: kort en bondig

Het ijs moet dik zijn (> 12 cm), maar een werkboek of draaiboek kan beter dun zijn (< 12 blz). Toertochtorganisatie kunnen voor het opstellen van hun werkboek en/of veiligheidsplan gebruik maken van de tools die beschikbaar zijn vanuit de KNSB. Met deze tools kunnen de organisaties, niet verplicht, naar eigen inzicht, naar eigen situatie en per onderdeel apart te gebruiken. Het veiligheidsplan is afgestemd op alle relevante eisen van een (gemiddelde) gemeente en GHOR. Onder meer zijn beschikbaar:

Model werkboek, met de onderdelen:

Organisatiemodel
Checklist Algemeen
Checklist Taakspecifiek
Checklist Materiaal
Checklist leeg
Voorbeeldbegroting
Model scenario’s
Voorbeeldplanning
Dagschema toertocht
Checklist KNSB
Model Veiligheidsplan

Grote toertochten (meer dan 5.000 deelnemers) beschikken over een uitgebreide verkeerscirculatieplan met aandacht voor parkeren en zo nodig verkeer regulerende maatregelen te nemen in overleg met het bevoegd gezag. Bij o.a. de Eilandspoldertocht is eenrichtingsverkeer ingevoerd en ijsclubs hebben afspraken met agrariërs gemaakt om extra parkeerterreinen op weilanden bij dorpen in te richten. Gemeente Wijdemeren heeft in samenwerking met de politie een verkeerscirculatieplan opgesteld om het verkeer naar o.a. de Ankeveense en Kortenhoefse plassentochten in goede banen te leiden. Als vuistregel voor de parkeerbehoefte circa 500 auto's per 1.000 deelnemers (niet gelijktijdig aanwezig). Ervaring leert dat met name het toertocht publiek gezamenlijk reis dit met het oog op de gouden veiligheidsregel: ga minimaal met z’n tweeën schaatsen en het liefst met een klein groepje.

Bij zeer grote toertochten (soms > 10.000 deelnemers) moet aan hogere eisen worden voldaan, daarbij zijn de KNSB voorwaarden onverkort van kracht.

Tijdens de toertochten in februari 2012 hebben de werkboeken (destijds draaiboeken) zich in de praktijk bewezen. Vervolgens zijn de draaiboeken op basis van evaluaties omgezet in werkboeken.

IJsclubs maken jaarlijks een update van het werkboek en leggen dit als onderdeel van de vergunningsaanvraag of verplichting voor aan de gemeente. Geadviseerd wordt met een lijst van namen en telefoonnummers te werken, ook als er geen toertocht is gehouden is het verstandig deze jaarlijks te controleren waarbij ook nagegaan wordt hoe de bereikbaarheid van overheidsinstanties, hulpverlening en politie 24/7 geborgd is. Toertocht organisaties hebben er baad bij een daadwerkelijke periode van uitschrijven toertochten snel een instantie te kunnen bereiken. Toertochtorganisaties voeren dan ook veelal werkzaamheden uit buiten de reguliere kantoortijden, niets is vervelender op dat moment dan de mededeling onze bereikbaarheid is van … tot… uur op werkdagen.

Classificatie

Wij hanteren een uniforme risico classificatie van toertochten In Noord-Holland en Utrecht op basis van het maximum aantal deelnemers op een dag. Topdagen of incidentele pieken worden meegewogen. Dat leidt tot een indeling in drie categorieën:

A) Zeer kleine toertochten, < 1250 deelnemers op een dag (niet gelijktijdig aanwezig)

B) Kleine toertochten, < 2500 deelnemers op een dag (niet gelijktijdig aanwezig)

C) Reguliere toertochten, < 5000 deelnemers op een dag (niet gelijktijdig aanwezig) .

D) Grote toertochten, 5000 tot 10.000 deelnemers op een dag (niet gelijktijdig aanwezig), verkeer/parkeren vraagt extra aandacht ook bij meerdere opstappunten .

E) Zeer grote toertochten, > 10.000 deelnemers op een dag, verkeer/parkeren vraagt extra boven lokale aandacht ook bij meerdere opstappunten. Organisatie en hulpverlening dient op grote deelnemers aantallen afgestemd te zijn.

Bij toertochten zijn deelnemers in ruimte en tijd gespreid. Deze risicospreiding is mogelijk dankzij een ruime keuze uit startplaatsen, starttijden en afstanden. Bij voorbeeld: bij een reguliere toertocht met 3.000 deelnemers op één dag kan de piek op circa 1.500 deelnemers uitkomen (verspreid over 10 à 25 km) en dit zal beperkt blijven tot maximaal 60 à 150 deelnemers gelijktijdig op één kilometers op het natuurijs. Dat is overzichtelijk.

Aantallen deelnemers vormen betrouwbare indicatoren voor o.a. verkeersdrukte en EHBO-vraag. Deze pragmatische benadering maakt een gestructureerde aanpak mogelijk. Politie en andere hulpdiensten kunnen dit gebruiken voor de berekening van de inzet van personeel en materiaal.

Ongeveer 8/10 deel van de toertochten in het gewest Noord-Holland Utrecht bestaat uit reguliere dorpentochten met een kleinschalig karakter. Al deze reguliere toertochten bij elkaar opgeteld nemen slechts 25% van het totale aantal schaatsers voor hun rekening.

Publiekstrekkers zoals de Bannetocht, Eilandspoldertocht, Ankeveense Natuurplassen Tocht, Gouwzee Toertocht, Grote Waterland Oosttocht, Plassentocht Kortenhoef, Plassentocht Breukeleveen trekken zo nu en dan meer dan 5.000 deelnemers op een dag. Topdagen gaan gepaard met meer verkeersdrukte.

Extra grote tochten zijn de Bannetocht en Plassentocht Breukeleveen met mogelijk meer dan 10.000 deelnemers. Dergelijke tochten worden nooit uitgeschreven als het in een periode van sterk natuurijs de eerste tocht is in de betreffende winterperiode. Tochten over het IJsselmeer en toertochten langer dan 120 km zijn niet voorzien binnen het gewest Noord-Holland Utrecht. In voorkomend geval zal ten alle tijden uitvoerig overleg gepleegd moeten worden met het bevoegd gezag.

EHBO: hoe sneller, hoe beter

EHBO vormt een belangrijk onderdeel van de organisatie van toertochten. Het draaiboek bevat meer details over EHBO en andere voorzorg maatregelen om de risico's voor deelnemers te beperken.

Uit EHBO-statistieken van toertochten in februari 2012 blijkt dat ongeveer 0,5% van de deelnemers te maken krijgt met schaatsblessures, waarvan 6/10 deel kleine verwondingen (o.a. blaren) en 4/10 deel letsels die in het ziekenhuis moeten worden behandeld (o.a. polsletsels). Bij ongeveer 1/10 deel van de schaatsblessures moet een ambulance worden opgeroepen (o.a. hoofd- en hersenletsels). Daarbij komt dat gewonden sneller afkoelen. Vandaar dat gekwalificeerde EHBO-ers, foliedekens en dekens, spalkmaterialen en brancards nodig zijn.

De vraag naar EHBO-hulp is gerelateerd aan het aantal schaatsers. Via het KNSB Veiligheidsplan Toerschaatsen zijn goede adviezen te vinden voor de relatie aantal deelnemers en inzet hulpverlening. Eveneens is beschikbaar voor toertochten het instrument “VoorZorg, sportmedisch advies evenementen” om de omvang hulpverlening te bepalen.

Diverse toertochten maken gebruik van één noodnummer voor EHBO om de vraag naar spoedeisende hulp rechtstreeks naar de regionale meldkamer te leiden (in plaats van 112, waarbij bellers rechtstreeks terecht komen bij de KLPD te Driebergen).

Voor EHBO ten behoeve van gewonden op afgelegen plekken worden afspraken gemaakt over het transport van deze gewonden naar aanlandingspunten voor ambulances of EHBO-posten. Deze locaties moeten voor ambulances goed bereikbaar zijn.

De organisatie moet in staat zijn om gewonden snel en nauwkeuriger te kunnen lokaliseren. Werk EHBO-zonering, EHBO-nummering, GPS-volgsystemen of gelijkwaardige middelen.

EHBO-trainingen met Lotusslachtoffers, waarbij wordt geoefend met schaatsblessures zoals polsletsels, hoofd- en hersenletsels, beenbreuken en onderkoeling is nuttig. Geef daarbij ook ruimte voor het oefenen met communicatie en transsportmiddelen of de wijze waarop dat georganiseerd is.

Risicospreiding

Risicospreiding is een speerpunt in het beleid van KNSB Gewest Noord-Holland/Utrecht. Het is beter dat toertochten in konvooi verband optrekken. Dat is mogelijk als toertochten kunnen worden gereden:

op meerdere plaatsen tegelijkertijd
en/of meerdere dagen achtereen.

Er ontstaan dan verschillende voordelen:

Spreiding van schaatsers.
Meer keuzemogelijkheden voor schaatsers.
Kleine ijsclubs met kleinschalige toertochten.

Tijdens de schaatswinter van februari 2012 is bewezen dat risicospreiding in de vorm van publieksregulering of spreiding werkt om grote aantallen schaatsers in goede banen te kunnen leiden. Dankzij meer reguliere toertochten met een kleinschalig karakter was een betere risicospreiding mogelijk. Deze toertochten liepen goed. Er hebben zich geen problemen voorgedaan.

Risicospreiding wordt beter naar mate meer kleine en reguliere toertochten kunnen meedoen. Kleine en reguliere toertochten zijn vaak eenvoudig van opzet en kunnen kort en bondig georganiseerd worden op basis van eenvoudige werkboeken. Deze aanpak is goed aangeslagen. Een groot aantal toertochten en gemeenten werkt met directe lijnen en zien het belang van samenwerking om risicospreiding te bewerkstelligen en schaatsplezier op natuurijs te bevorderen.

De KNSB Sectie Natuurijs heeft in 2014 besloten dat zij niet meer toestemming zal geven aan een enkele losse toertocht in verband met het risico op een massale toeloop. In de eerste dagen van mogelijke toertochten op natuurijs moeten meerdere toertochten op dezelfde dag kunnen worden gereden.

Naar aanleiding van evaluaties van de toertochten in februari 2012 en publicaties heeft de KNSB het risicomanagement beleid voor toertochten geactualiseerd. Het is goed met gemeenten en hulpdiensten te bespreken hoe risicospreiding, maar ook niet risicovol gedrag van schaatsers bevorderd kan worden.

Scenario analyses

Wij houden rekening met "what if" scenario's die specifiek van toepassing zijn op toerschaatsen. De meest voor de hand liggende risico scenario's voor toerschaatsen zijn uitgewerkt. Dat zijn:

IJsbreuk.
Extreem weer.
Grote toeloop publiek.
Ongevallen.
Afgelastingen.

Deze risico scenario's omvatten preventie en andere voorzorgsmaatregelen. Dit kan aan het werkboek worden toegevoegd als politie of gemeenten dit op prijs stellen.

Bij uitzonderlijk mooi winterweer - vorst, zon en weinig wind - vallen topdagen te verwachten. Dat gaat gepaard met meer verkeersdrukte. Bij guur weer komen er minder schaatsers en weinig auto's.

Risicospreiding in de vorm van meerdere toertochten op een dag is ons beleid. Het risico op een grote toeloop van publiek naar één plek kan beter in toom worden gehouden als op meerdere plaatsen tegelijkertijd toertochten kunnen worden gereden.

Schaatsblessures en verkeersgedrag buiten officiële toertochten
Ongeveer 9/10 deel van de schaatsblessures ontstaat op plaatsen waar geen officiële toertocht is gereden. Er zijn dan geen routes uitgezet, wakken afgezet of EHBO-posten om gewonden op te vangen. De brandweer moet regelmatig in actie komen als het ijs onbetrouwbaar is. Bij officiële toertochten is dit wel geregeld.

Een fotopresentatie van een toertochtgebied, waarbij in vogelvlucht helder wordt gemaakt dat een officiële toertocht het verschil maakt. Er heerst wanorde op dagen als ijsclubs geen toertochten hebben georganiseerd: o.a. auto's staan rommelig langs wegen geparkeerd, wegen geraken verstopt en geen EHBO voor de opvang van gewonden. Tijdens officiële toertochten brengen ijsclubs structuur aan in de opvang van publiek, auto's worden netjes in rijen op landerijen van agrariërs geparkeerd, schaatsers worden in één richting over de route geleid en EHBO is geregeld.

IJsclubs zijn uitgerust om veilig te werken op natuurijs. Wij beschikken over materialen zoals sneeuwschuivers/vegers. Gemeenten stimuleerden in het begin van de 19e eeuw de oprichting van toertochten door ijsclubs, omdat het publiek dan beter in goede banen kan worden geleid. Bij officiële toertochten van ijsclubs zijn voorzorgsmaatregelen genomen en er is EHBO geregeld voor de opvang van gewonden.